reunión informativa
Resumen de los principales datos de la reunión informativa

El pasado día 19 de enero de 2018 se llevó a cabo la reunión informativa para empresas adjudicatarias que da el pistoletazo de salida del Acuerdo Marco AM 01/16  para el suministro de mobiliario.

En esta sesión se informó acerca de la puesta en marcha y ejecución del Acuerdo Marco, empezando por la presentación equipo encargado de gestionar el Acuerdo Marco de mobiliario desde la Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación (DGRCC a partir de ahora).

Entidades de la Administración que intervendrán en el Acuerdo Marco de Mobiliario y sus funciones.

Por un lado la DGRCC será el órgano de contratación, por lo que celebra el Acuerdo Marco y gestiona su ejecución; adjudica los contratos basados; acuerda la renuncia o desistimiento; acuerda la suspensión, modificación o resolución y acuerda las penalizaciones.

Por otro lado los Organismos interesados determinan sus necesidades; financian el suministro; realizan las segundas licitaciones; gestionan la ejecución de los contratos basados y reciben y pagan los bienes.

Seguidamente se enumeraron los principales problemas encontrados durante la ejecución del anterior Acuerdo Marco AM 1/2014, a los cuales han intentado poner solución en el vigente:

  • Una gran carga de gestión para los organismos interesados, las empresas y la propia Dirección General de Racionalización debido a una gran cantidad de contratos de pequeña cuantía.

  • Dificultades para establecer las especificaciones técnicas de los productos.

  • Dificultades en la evaluación de ofertas, usando de manera generalizada el precio como único criterio de selección.

Para solventar el primer punto ha quedado establecido que los contratos de Valor Estimado inferior a 5.000 € (IVA no incluido), quedan excluidos de este Acuerdo Marco. Con esto consiguen dejar fuera un gran número de pequeñas compras para las que antes había que hacer segundas licitaciones y que ahora se comprarán a través de adquisciones directas o el procedimiento que le corresponda.

Fase de Acuerdo Marco. Ámbito y alcance.

Los producto incluidos en el Acuerdo Marco están organizados en Lotes y dentro de estos en categorías de productos. Esta clasificación viene reflejada en elAnexo I del PPT.

El ámbito subjetivo de este Acuerdo Marco, es decir quien va a comprar a través de esta homologación, está dividido en dos grupos:

  • Ámbito subjetivo obligatorio: que son todas aquellas entidades obligadas a comprar a través de segundas licitaciones de este Acuerdo Marco (Consultar listado)

    • Administración General del Estado y sus Organismos Autónomos

    • Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social

    • Otras Entidades Públicas Estatales

  • Entidades Adheridas: este listado ha quedado ya cerrado y no pueden adherirse nuevas entidades. (Consultar listado)

El Acuerdo Marco está dividido en 8 Lotes , lo cual tiene sus consecuencias, cada uno de ellos se comportará de manera independiente al resto, tienen sus propias empresas adjudicatarias, se pueden prorrogar individualmente, etc.

Aquí hicieron una mención especial a los lotes 1 – «Dirección», 2 – «Oficina General» y 3 – «Sillería». Tanto el lote 1 como el 2 contienen sillería, esto es debido a que un contrato basado solo puede tener artículos de un lote, por lo que si un organismo va a hacer un amueblamiento que incluye mesas y sillas, va a hacer un contrato basado contra el lote 2 si es mobiliario de oficina general o contra el lote 1 si es de dirección. Si un organismo solo va a comprar sillería usará el lote 3

Criterios en fase de Acuerdo Marco

Los criterios tenidos en cuenta para la valoración de las ofertas presentadas y de donde salieron las 57 empresas homologadas en los diferentes lotes.

  • Criterios Generales: Plazos de garantía, de disponibilidad de recambios y de entrega máximo para contratos no SARA.

    Las ofertas de las empresas son conocidas por los organismos interesados, de manera que las empresas deberán respetar sus propias ofertas en los contratos basados.

    El plazo mínimo solicitado tanto para la garantía como para la disponibilidad de recambios es de 24 meses, pudiéndose ofertar hasta un umbral de saciedad de 72 meses (96 en laboratorio).

    Los plazos de entrega se dividieron en 4 tramos en función del Valor Estimado; hasta 30.000 € se estableció un máximo de 22 días laborables, con un umbral de saciedad de 10 días; en contratos con Valor Estimado entre 30.000 € y 80.000 € el máximo eran 28 días y el umbral de saciedad 15 días; para los comprendidos entre 80.000 € y el límite de contratos SARA (Fijado en 144.000 €) el plazo máximo era de 35 días laborales con un umbral de saciedad de 20 días; y para los contratos SARA solamente se exigía un plazo de 35 días, no pudiéndose mejorar en criterios.

  • Disponibilidad y funcionalidad de un catálogo accesible por internet: esta era una cuestión clave dentro del Acuerdo Marco, con él se quiere que los organismos interesados tengan una herramienta útil para la elaboración de las prescripciones técnicas y así paliar uno de los problemas de la anterior homologación.

    Solicitaron a las empresas participantes la inclusión de información sobre los productos, imágenes generales y de detalle, características técnicas, materiales, acabados, dimensiones…, valorando de manera muy positiva una función de búsqueda eficaz.

  • Series o programas ofertados: aquí se valoraron diferentes aspectos determinados productos clave dentro del producto ofertado.

Actualización del catálogo

En este procedimiento se ha contemplado la posibilidad de que, debido a obsolescencia de líneas, retiradas de producto del mercado, etc. se puedan llevar a cabo actualizaciones de bienes; esto es, que se incorporen nuevas series a la oferta del Acuerdo Marco. Para ellos las nuevas series sustituirán a alguna de las ofertadas y deberán contar con las mismas certificaciones que los sustituidos o en todo caso mejorarlas. Es decir que la puntuación obtenida por la serie nueva no puede en ningún caso ser inferior a la que haya obtenido efectivamente la serie a la que va a sustituir. Esta sustitución puede llegar a ser obligatoria si alguna de las series ofertadas no estuviera en el mercado.

Incumplimientos, exclusiones y resolución del Acuerdo Marco

A continuación se enumeraron los incumplimientos por parte de las empresas adjudicatarias que pueden dar lugar a la exclusión temporal, durante un periodo determinado o hasta que se solvente el incumplimiento que haya dado lugar a la exclusión, según el caso:

  • Ofertar series o programas distintos a los adjudicados.

  • No presentar oferta válida a 5 licitaciones de contratos basados no SARA, sin causa justificada.

  • Incumplir las obligaciones relativas a la actualización.

  • Indisponibilidad del catálogo ofertado o de alguna de sus funcionalidades.

Por otra parte se enumeraron los incumplimientos que darán lugar a la resolución del Acuerdo Marco:

  • La exlusión por plazo superior a 3 meses o 2 exclusiones en el plazo de 1 año.

  • Haber sido penalizada más de 10 veces por incumplimiento de plazo o penalidades impuestas por un importe superior a 5.000 €.

  • No acreditar no estar incursas en causa de prohibición de contratar previstas en el artículo 60 TRLCSP.

  • No reajustar la garantía global.

Según el valor estimado del contrato habrá un mínimo de empresas a las que los organismos interesados deberán solicitar oferta y un mínimo de días hábiles para la presentacion de esta, según la siguiente tabla:

Valor estimadoNº de empresas a las que se debe solicitar ofertaMínimo días hábiles para la presentación de oferta
SARATodas las del lote10
Igual o superior a 75.000 € y no SARA89
18.000 a 75.000 €57
Inferiores a 18.000 €35

Los contratos basados. Bases y procedimientos

El procedimiento de licitación de los Contratos Basados por parte de los organismos interesados está dividido en 4 fases:

  1. La elaboración del documento de licitación: en el caso de los contratos SARA deberán remitir este documento a la DGRCC solicitando un informe favorable.

  2. Solicitud de ofertas a las empresas.

  3. Valoración de las ofertas: puede haber o no apertura pública de las ofertas económicas. Para el caso de los contratos con un valor estimado superior a los 75.000 €  esta apertura pública será obligatoria.

  4. Propuesta de adjudicación.

Pliegos de los contratos basados

Los pliegos de las segundas licitaciones estarán divididos en los siguientes apartados:

  • Identificación del organismo interesado.

  • Necesidad e idoneidad del contrato a celebrar.

  • Bienes objeto del suministro y especificaciones técnicas.

  • Plazo de entrega de los bienes, que será el establecido en el Acuerdo Marco o bien el ofertado por la empresa en fase de Acuerdo Marco, solo se podrán mejorar en el caso de que sea un de los criterios puntuables.

  • Lugar de entrega de los bienes.

  • Documentación a aportar por las empresas.

  • Criterios de valoración.

Las especificaciones técnicas de los bienes deberán corresponder a las categorías incluidas dentro del Acuerdo Marco, así los complementos deberán serlo del propio mobiliario, no se podrán comprar a través de este Acuerdo Marco otros complementos tales como papeleras, lámparas, etc.

Los bienes incluidos dentro de un contrato basado han de pertenecer a un único lote, no pudiéndose gestionar un contrato basado con productos de varios lotes, estas segundas licitaciones se desestimarán por parte de la DGRCC.

Las especificaciones técnicas tendrán que ver con funcionalidades y rendimientos, más que con soluciones, y las medidas deberán tener una tolerancia, de manera que la competencia no se vea restringida cuando tenga productos que puedan servir al fin para el que se solicitan.

Criterios de valoración de los contratos basados

Los criterios de valoración serán los siguientes:

  • Precio: al menos supondrá el 51% de la puntuación total.

  • Plazo de entrega en días hábiles.

  • Plazo de garantía.

  • Calidad de los productos, solidez, durabilidad, materiales y acabados, comportamiento frente al fuego.

  • Características medioambientales de los productos.

  • Ergonomía.

  • Accesibilidad de las personas con discapacidad.

  • Modularidad, versatilidad y funcionalidad.

  • Flexibilidad y capacidad de adaptación al puesto de trabajo.

  • Adaptabilidad a las necesidades específicas de la Administración.

  • Diseño y estética.

  • En el caso de amueblamientos completos, el organismo interesado puede solicitar un proyecto de amueblamiento, el cual se podrá valorar dentro de los criterios puntuables.

Solicitudes y presentación de ofertas

Respecto a la solicitud de ofertas han anunciado que se harán a través del módulo de segundas licitaciones de Conecta, la cual permite a los gestores que envíen las invitaciones. Esto se hace automáticamente, dirigiendo el sistema el correo, y permitiendo la confirmación de que la petición ha llegado a la empresa.

Han aconsejado que las empresas entren en Conecta para comprobar que la dirección de correo de las empresas esté introducida correctamente en el sistema, ya que será donde lleguen las solicitudes. Estos correos se pueden modificar a través de la propia aplicación, sin necesidad de comunicación previa con la DGRCC.

Hay un sistema implementado para llevar a cabo licitaciones electrónicas, en la que la oferta se solicita electrónicamente y se presenta de la misma manera, y aunque está operativo, su uso no está generalizado, por lo que la presentación de las ofertas seguirá siendo en papel

Siempre se deberán de presentar 2 sobres.

  1. Especificaciones técnicas y criterios no evaluables mediante fórmula. En este sobre no se deberán incluir información sobre la oferta económica, esto será motivo de exclusión del procedimiento en cuestión.

  2. Oferta económica y documentos de otros criterios evaluables mediante fórmula matemática, así como criterios de si o no. El modelo de oferta económica figurará en el documento de licitación y para eliminar problemas de interpretación tendrá los siguientes campos:

    • Numeración de los artículos

    • Categoría

    • Nombre de esa categoría

    • Descripción corta (del organismo)

    • Número de unidades

    • Precio sin IVA

    • Precio con IVA

    • La oferta final será la suma de todos los precios

Evaluación y adjudicación de las ofertas presentadas

Una vez terminado el plazo de presentación de las ofertas se procederá a la evaluación de estas. Para ello los organismos interesados comprobarán que los productos cumplen los requisitos mínimos y después evaluarán los documentos de los criterios no evaluables mediante fórmula. Después se procederá a la apertura y cálculo de la puntuación de los criterios evaluables mediante fórmula o simplemente se propondrá la oferta más barata si no hay mas criterios que el precio.

Terminada la fase de valoración, el organismo envía a la DGRCC una propuesta de adjudicación. La DGRCC examinará dicha documentación  y la validará si procede, entonces comprobará si está constituida la garantía global, o de no ser así, solicitará la garantía correspondiente al contrato basado.

A día de hoy menos de la mitad de las Empresas que se encuentran dentro del Acuerdo Marco tienen constituida una garantía global.

Todos los contratos basado y su modificaciones se publican en: https://contratacioncentralizada.gob.es/