Licitaciones electrónicas

En la reunión inicial para empresas del Acuerdo Marco se manifestó que estaba activa la posibilidad de realizar licitaciones electrónicas. Aunque realmente no esperaban realizar ninguna.

A pesar de esto el pasado día 22 de febrero publicaron una nueva versión de la Guía para la preparación y la presentación de ofertas de manera electrónica. Además, ya hay licitaciones que se han tramitado de esta manera.

El procedimiento es similar al que se sigue  en cualquier licitaciones, con la diferencia de que toda la tramitación se realiza por medios electrónicos. Desde la publicación / invitación de la licitación, hasta la entrega de la documentación por parte de las empresas y las acciones posteriores y seguimiento del procedimiento. Para presentar oferta en las licitaciones electrónicas debemos cumplir una serie de requisitos, así como hacer uso de herramientas informáticas.

 

Requisitos

Para poder presentar una oferta en una licitación electrónica hay que cumplir con los siguientes requisitos

  • Tener un registro de usuario en la Plataforma de Contratación del Estado
  • Conexión a internet.
  • Navegador de internet con una versión de Java actualizada (recomiendan a partir de la v.1.8). Tendremos que añadir a las excepciones de sitios dentro de la Seguridad de Java la dirección https://contrataciondelestado.es, dentro del Panel de control de Java.


  • Certificado electrónico reconocida por la Administración General del Estado.

Una vez que se cumplen con todos los requisitos habrá que acceder a la licitación electrónica a la que se pretende presentar oferta. Esto se hará de manera diferente en función de sí existe una invitación o se ha publicado directamente en la Plataforma de Contratación del Estado.

El Usuario y contraseña de la Plataforma de Contratación del Estado nos permitirá acceder, mediante el navegador web, a nuestro espacio privado, donde podemos consultar «mis comunicaciones» o «mis licitaciones» en función de si existe o no invitación. Desde allí podremos descargar la herramienta que nos permitirá la presentación electrónica de la oferta.

Una vez descargada la herramienta, ha de abrirse mediante Java. Para ello deberá asociarse a este programa las extensiones de archivo .jnlp, que es la extensión de la herramienta.

 

Herramienta de presentación de ofertas en licitaciones electrónicas

En la pantalla inicial tendremos que elegir entre «crear una nueva solicitud» o «continuar la preparación de una oferta». Después de esto podremos encontrar 5 secciones:

  1. Licitación: incluye los datos de la licitación electrónica a la que vamos a presentar nuestra oferta.
  2. Licitador: recoge los datos identificativos del licitador. Aquí tendremos que dar de alta al menos a un apoderado.
  3. Autorizaciones: donde daremos o no autorizaciones para la consulta de datos que obren en poder de terceras partes.
  4. Lotes: en el caso de que los haya. Dentro del Acuerdo Marco de Mobiliario AM01/16 se debe tramitar un expediente por cada lote, así que no encontraremos ninguno dentro de la homologación de mobiliario.
  5. Sobres: Aquí incluiremos los documentos de nuestra oferta. Se dividirá en todos los sobres que haya que presentar, que en la Homologación de mobiliario son dos:
    1. Criterios no evaluables mediante fórmula.
    2. Oferta económica y criterios evaluables mediante fórmula.



En la parte superior podremos encontrar las opciones para Importar o Exportar una propuesta, Validar y Preparar el Envío.

Dentro de los sobres podremos descargar los modelos a presentar. Además, se podrán incluir otros documentos. Siempre teniendo en cuenta que en el sobre 1 no podrán incluirse datos económicos, ni ninguno valorable en el sobre 2.

Mediante el certificado electrónico podremos firmar los documentos que se han incluido en cada uno de los sobres. La firma deberá hacerse individualmente, no pudiéndose firmar varios documentos a la vez.

Después de la firma se puede proceder a validar la documentación mediante el botón «validar». Mediante este proceso la herramienta comprobará que todos los criterios están acreditados y, que están firmados todos los documentos que deben estarlo.

El estado de los documentos se visualiza mediante un círculo de diferentes colores. El significado de cada color puede consultarse en el botón leyenda:


Envío de la proposición

Posteriormente deberemos Preparar el Envío de nuestra oferta mediante el botón con este mismo nombre. Esto nos llevará a una nueva página en la que estará una lista con los sobres y varias opciones:

  1. Firmar sobres: se deberán firmar los sobres mediante el certificado electrónico, tal cual se haría si la documentación se presentase en papel.
  2. Modificar sobres: todavía es posible hacer modificaciones en los sobres. Aunque si ya se ha firmado, habrá que hacerlo de nuevo una vez modificado.
  3. Simular presentación: Comprueba si la Plataforma del Sector Público está lista para recibir ofertas de licitación electrónica. Si sale correcta, la herramienta nos lo notificará y podremos proceder a la presentación de nuestra oferta. Este paso no es obligatorio, aunque puede ayudar a prevenir errores en el envío definitivo.
  4. Presentar documentación: supone la presentación de la oferta propiamente dicha. Los sobres se cifran para que queden bajo custodia en los servidores de la Dirección General de Patrimonio del Estado. Esta presentación podrá tardar más o menos tiempo en función de la cantidad de información que se presente y la velocidad de la conexión.

Una vez presentada la documentación la herramienta genera un justificante. Este puede imprimirse o descargarse al equipo. Este justificante también puede ser remitido al correo electrónico que hayamos dado de alta en la Plataforma de Contratación del Estado.

Esto es un resumen de cómo hacer una oferta dentro de una licitación electrónica. Aquí dejamos para su descarga el Manual Completo para Licitaciones electrónicas

Recuerde que si experimenta problemas en la preparación y envío de las ofertas deberá contactar con:

licitacionE@minhap.es

 

Consideraciones para tener en cuenta

La herramienta no permite anexar documentos mayores a 5Mb.

El conjunto de la documentación no debe superar los 120Mb.

Una conexión lenta a internet puede provocar que la herramienta no de un resultado sobre la prueba o la presentación. En el caso de no mostrar ningún mensaje, la oferta NO se habrá presentado.

La oferta debe presentarse desde el mismo ordenador que se prepara. Para presentarla desde otro ordenador es necesario hacer una exportación de la oferta en el ordenador de origen. Posteriormente se importará esa oferta en el ordenador desde el que se hará la presentación.